Informativa sul trattamento dei dati personali

CEI CRM – Piattaforma gestionale e servizi digitali CEI Systems

Ultimo aggiornamento: 19 ottobre 2026

1. Premessa

CEI Systems S.r.l. attribuisce particolare importanza alla protezione dei dati personali e alla riservatezza delle informazioni trattate attraverso i propri servizi digitali.

La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e descrive le modalità di trattamento dei dati personali attraverso la piattaforma CEI CRM, disponibile all'indirizzo https://www.cei-crm.org.

L'informativa si applica:

• Ai visitatori delle pagine pubbliche della piattaforma.
• Ai clienti che utilizzano i servizi digitali CEI.
• Ai dipendenti, collaboratori, tecnici e altri soggetti autorizzati all'accesso alle aree riservate.
• Ai referenti aziendali i cui dati sono trattati nell'ambito dei rapporti commerciali e delle attività gestionali.

Per i dipendenti e collaboratori rimangono valide anche le specifiche informative aziendali relative al rapporto di lavoro.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

CEI Systems S.r.l.

Via Indipendenza 9 B/C – 10095 Grugliasco (TO)

Partita IVA: 07306690012

Email: [email protected]

Sito web: https://www.ceisystems.it

3. Responsabile della protezione dei dati

CEI Systems S.r.l. ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD).

Per informazioni relative alla protezione dei dati personali, alla presente informativa e all'esercizio dei diritti previsti dal GDPR è possibile utilizzare il seguente recapito:

Email DPO: [email protected]

Le comunicazioni indirizzate al DPO devono essere gestite garantendo adeguata riservatezza.

4. Tipologie di dati trattati

A seconda delle funzionalità utilizzate, CEI CRM può trattare:

• Dati identificativi: nome, cognome, ragione sociale e partita IVA.
• Dati di contatto: indirizzi email, numeri telefonici e riferimenti aziendali.
• Dati professionali: ruolo, funzione aziendale e appartenenza organizzativa.
• Dati relativi agli account e alle autorizzazioni di accesso.
• Informazioni relative ai servizi richiesti e alle attività commerciali e di assistenza.
• Informazioni inserite volontariamente nei moduli disponibili.
• Dati tecnici di connessione e sicurezza, quali indirizzo IP, data e ora della richiesta, informazioni sul browser e risorse richieste.

I dati possono essere raccolti direttamente presso l'interessato oppure comunicati dai referenti delle aziende con cui CEI Systems intrattiene rapporti professionali e commerciali.

Gli utenti sono invitati a non inserire dati personali non necessari, informazioni riservate o categorie particolari di dati nelle funzionalità di ricerca e nei campi a testo libero.

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Il trattamento dei dati personali viene effettuato per le seguenti finalità:

A. Gestione dei servizi digitali

Fornire le funzionalità disponibili attraverso CEI CRM, gestire le richieste degli utenti e consentire l'utilizzo dei servizi.

Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR, ove applicabile.

B. Gestione dei rapporti commerciali e professionali

Gestire anagrafiche, comunicazioni, richieste commerciali e rapporti con clienti e referenti aziendali.

Basi giuridiche: esecuzione di obblighi contrattuali e legittimo interesse alla gestione dei rapporti professionali, secondo le circostanze applicabili.

C. Autenticazione e autorizzazioni

Consentire l'accesso alle aree riservate e verificare le autorizzazioni degli utenti.

Basi giuridiche: gestione dei rapporti contrattuali e professionali e legittimo interesse alla protezione dei sistemi aziendali.

D. Sicurezza informatica

Prevenire accessi non autorizzati, individuare anomalie tecniche, contrastare utilizzi impropri della piattaforma e mantenere l'integrità dei sistemi.

Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR, relativo al legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dell'infrastruttura, e obblighi di legge ove applicabili.

E. Adempimenti normativi

Adempiere agli obblighi amministrativi, fiscali e legali applicabili.

Base giuridica: articolo 6, paragrafo 1, lettera c) GDPR.

F. Cookie e strumenti facoltativi

Gestire eventuali funzionalità soggette al consenso preventivo dell'interessato.

Base giuridica: consenso, ove richiesto dalla normativa applicabile.

6. Servizio di creazione menu

CEI CRM mette a disposizione dei clienti un servizio digitale per la creazione e la gestione temporanea di menu.

Nell'ambito di tale servizio possono essere trattati dati identificativi e di contatto del cliente, quali ragione sociale, partita IVA, email, telefono e nominativo del referente, oltre alle informazioni inserite per la predisposizione dei menu.

I dati del servizio vengono conservati per un periodo massimo di 20 giorni.

Trascorso tale periodo, i dati vengono eliminati dai sistemi dedicati al servizio, inclusi gli eventuali backup.

Tale cancellazione riguarda esclusivamente i dati conservati nell'ambito del servizio di creazione menu e non comporta l'eliminazione di eventuali anagrafiche o informazioni commerciali trattate separatamente da CEI Systems per altre finalità legittime.

7. Consultazione dei manuali e assistente IRIS

CEI CRM offre servizi di consultazione e ricerca della documentazione relativa ai prodotti CEI, anche attraverso l'assistente digitale IRIS.

Le funzionalità comprendono la ricerca nei manuali pubblici e, per gli utenti autorizzati, l'accesso alla documentazione tecnica riservata.

La piattaforma non mantiene uno storico applicativo delle conversazioni con IRIS.

Le ricerche effettuate nella documentazione non sono attualmente archiviate in un registro statistico separato associato agli account degli utenti.

Le richieste possono tuttavia essere registrate nei log tecnici del server, che possono includere il termine cercato, l'indirizzo IP, la data e l'ora della richiesta.

Tali registrazioni sono attualmente utilizzate per finalità tecniche e di sicurezza.

CEI Systems ha definito l'obiettivo di introdurre un sistema separato di statistiche sulle ricerche, privo di associazione diretta agli account e agli indirizzi IP, con conservazione massima di 90 giorni. L'eventuale attivazione sarà accompagnata dall'aggiornamento della presente informativa.

Le funzionalità di autenticazione per la documentazione tecnica riservata sono gestite separatamente dalle ricerche.

8. Aree riservate e utenti interni

L'accesso alle aree amministrative e gestionali di CEI CRM è consentito esclusivamente ai soggetti autorizzati.

Le credenziali e le informazioni relative agli account vengono utilizzate per consentire l'accesso e definire le autorizzazioni operative.

La piattaforma non conserva uno storico applicativo generale delle operazioni effettuate dagli utenti.

Restano distinti gli eventuali dati tecnici generati dai sistemi di autenticazione, dal server web e dagli strumenti di sicurezza.

Il trattamento dei dati del personale interno è inoltre disciplinato dalle specifiche informative aziendali già rese disponibili agli interessati.

9. Log tecnici e sicurezza informatica

Per assicurare il corretto funzionamento e la sicurezza della piattaforma vengono generati log tecnici dal server web Apache e dagli eventuali sistemi infrastrutturali coinvolti.

Tali registrazioni possono contenere:

• Indirizzo IP del dispositivo che effettua la richiesta.
• Data e ora dell'accesso.
• Risorsa richiesta e relativi parametri.
• Esito tecnico della richiesta.
• Informazioni sul browser e dati necessari alla diagnosi di eventuali anomalie.

I log vengono utilizzati per finalità di sicurezza, manutenzione tecnica, prevenzione degli abusi e analisi dei malfunzionamenti.

CEI Systems ha individuato un periodo ordinario di conservazione di 30 giorni quale obiettivo della politica di gestione dei log.

La relativa procedura di rotazione e cancellazione automatica è in fase di attuazione. Fino al suo completamento possono essere presenti registrazioni antecedenti a tale termine.

L'accesso ai log è riservato ai soggetti autorizzati per le finalità sopra indicate.

10. Fornitori tecnologici e destinatari dei dati

Per il funzionamento della piattaforma CEI Systems utilizza infrastrutture e servizi tecnologici, tra cui:

• Cloudflare, per le funzionalità di sicurezza e gestione del traffico web.
• Cookiebot, per la gestione delle preferenze relative ai cookie.
• Botpress, per l'erogazione delle funzionalità dell'assistente IRIS.

I dati possono essere accessibili al personale CEI autorizzato e ai fornitori coinvolti nell'erogazione dei servizi, nei limiti delle rispettive funzioni.

Ove previsto, i rapporti con i fornitori che trattano dati personali per conto di CEI Systems sono disciplinati ai sensi dell'articolo 28 GDPR.

L'utilizzo di alcuni servizi tecnologici può comportare trasferimenti o accessi a dati personali da Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.

Tali trattamenti sono soggetti ai requisiti e alle garanzie previsti dagli articoli 44 e seguenti del GDPR. Le specifiche destinazioni e garanzie contrattuali applicabili sono oggetto di verifica nell'ambito dell'aggiornamento della documentazione privacy.

Ulteriori informazioni possono essere richieste al Titolare o al DPO.

11. Periodi di conservazione

I dati personali sono conservati in relazione alle specifiche finalità del trattamento.

Servizio creazione menu: massimo 20 giorni, inclusi gli eventuali backup.

Conversazioni IRIS: non viene conservato uno storico applicativo delle conversazioni.

Ricerche nei manuali: non è attualmente presente un archivio statistico separato; le informazioni possono essere presenti nei log tecnici secondo quanto descritto nella sezione 9.

Account e autorizzazioni: per il periodo necessario alla gestione delle utenze e agli eventuali obblighi di conservazione successivi.

Informazioni commerciali e amministrative: per la durata necessaria alla gestione dei relativi rapporti e agli obblighi previsti dalla normativa applicabile.

Log tecnici: la politica ordinaria prevista è di 30 giorni, con procedura di cancellazione automatica in fase di attuazione, come indicato nella sezione 9.

Richieste relative alla protezione dei dati: per il periodo necessario alla gestione delle istanze e alla documentazione degli adempimenti previsti dalla normativa.

12. Cookie e tecnologie analoghe

CEI CRM utilizza cookie e tecnologie analoghe necessarie al funzionamento della piattaforma, alla gestione delle sessioni e alla sicurezza informatica.

L'eventuale utilizzo di cookie non tecnici soggetti a consenso è gestito attraverso Cookiebot, secondo la configurazione adottata sul sito.

Gli utenti possono consultare le informazioni di dettaglio e gestire le proprie preferenze attraverso la pagina:

https://www.cei-crm.org/cookie-policy.php

13. Modalità di trattamento e misure di protezione

Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti informatici e telematici e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal GDPR.

CEI CRM utilizza misure tecniche e organizzative finalizzate alla protezione delle informazioni, comprendenti sistemi di autenticazione, controlli delle autorizzazioni e connessioni cifrate.

L'accesso alle informazioni è limitato ai soggetti autorizzati in base alle rispettive funzioni.

14. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari all'accesso alle aree riservate e all'erogazione dei servizi richiesti è necessario per l'utilizzo delle relative funzionalità.

Il mancato conferimento può impedire l'accesso a determinati servizi.

Gli eventuali dati facoltativi sono trattati esclusivamente nei limiti delle finalità comunicate all'interessato.

15. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare, nei casi previsti dagli articoli 15-22 GDPR, i seguenti diritti:

• Accesso ai dati personali.
• Rettifica e aggiornamento dei dati inesatti.
• Cancellazione dei dati, quando applicabile.
• Limitazione del trattamento.
• Portabilità dei dati, nei casi previsti.
• Opposizione al trattamento.
• Revoca del consenso, ove applicabile, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per esercitare tali diritti è possibile contattare:

CEI Systems S.r.l.
Email: [email protected]

Responsabile della protezione dei dati (DPO)
Email: [email protected]

Le richieste saranno gestite secondo i termini previsti dalla normativa applicabile.

Gli interessati possono inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, attraverso il sito https://www.garanteprivacy.it.

16. Aggiornamenti dell'informativa

La presente informativa può essere aggiornata in relazione a modifiche delle funzionalità della piattaforma, delle modalità di trattamento, dei fornitori tecnologici e della normativa applicabile.

Gli aggiornamenti saranno pubblicati su questa pagina, con indicazione della relativa data di revisione.

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Privacy Policy CEI CRM – Versione del 19/10/2026.